物业项目管理之物业前期介入与物业管理方案

　节选自2005年出版的“物业管理职业经理人素质教育丛书”之《物业公司的组建与运作》。丛书由蓝钻物业董事长王荷先生主编。

 

　　物业管理项目是指一个具体的物业区域，如一个小区，一幢大厦，一个工业区，一所医院等。目前，除了物业管理公司仅有1个项目、由公司直接管理外，一般都实行公司领导下的项目管理方式。项目管理机构一般为物业服务中心（或称管理处、分公司），物业服务中心下设业主服务中心、工程部（维修班）、保洁班、绿化班、护卫队等。

 

　　物业管理的项目管理是物业管理的基础和一个公司的窗口，项目管理的优劣，直接影响物业管理公司的整体工作和形象。

 

　　一、前期介入的主要工作

 

　　物业管理的前期介入，是指物业管理公司接受发展商的邀请，在接管入住之前的各个阶段（如规划、设计、施工等阶段）就介入项目，从物业管理和运作的角度为发展商提出有关规划设计、设备选用、功能布局、施工监督、工程竣工、接管验收、房屋销售、房屋租赁等方面的建设性意见，充分反映业主的使用要求，力求使业主入住之前的各项前期工作、业主的实际需要及日后物业管理工作的需要相适应，并制订出物业管理方案，为以后物业管理工作打下良好的基础。

 

　　1．前期介入的主要作用

 

　　物业管理的前期介入，是物业管理工作由被动适应到主动参与的重要举措。物业管理人员拥有丰富的实际经验，他们从业主和使用人的角度，对于在设计和施工过程中出现的问题及时发现，协助发展商予以解决。其重要作用如下：

 

　　首先，前期介入可以全面了解所管物业，对房屋及其配套设施设备等情况了如指掌，方便日后管理。

 

　　其次，在项目规划、设计阶段，从日后管理及业主和使用人的角度，对所管物业进行审视，对不当之处，提出解决办法，可以进一步优化设计方案。

 

　　第三，在施工过程中协助加强监理、监督，减少工程质量问题，避免产生在后期工作中难以解决的问题。

 

　　第四，经过一段时间的工作，物业管理公司管理人员可以与设计、施工、市政、政府有关部门建立联系，理顺关系，方便日后管理。

 

　　2．前期介入期间的主要工作

 

　　1）由物业管理公司对项目进行实地考察，通过研读、消化、理解发展商所提供的项目方案、可行性研究报告、初步规划、设计施工图、项目模型等资料，了解项目的规划意图、设计内容和规范，确定项目物业服务档次。

 

　　2）从物业管理的角度对项目的设施、设备、安装等方面提出建议，使发展商在项目的投入上既能准确把握未来业主的实际需要，又有利于成本控制及提高管理质量：

 

　　① 建筑设计（地下、地面、裙房、标准层、屋面）是否满足物业管理的需求。

 

　　② 设备机房的环境、通风是否满足要求。

 

　　③ 对住户室外空调机位置确定，冷凝水的排放处理等问题的建议。

 

　　④ 根据清洁管理经验及物业规划要求，提出垃圾处理方面的建议。

 

　　⑤ 选择因地制宜的环境绿化植物，使其既美观又方便长期养护，对不利于以后物业管理的问题提出调整建议。

 

　　3）从业主使用的角度，提出专业建议，如从居家生活私密及安全角度考虑是否需要增设安全防护设施。

 

　　4）从智能化的角度，提出专业建议。

 

　　5）从环保的角度，提出专业建议。

 

　　6）在施工过程中，协助发展商监督各专业工程的进展情况，尽力提高工程施工质量，确保工程按计划完工。

 

　　7）协助发展商监督各专业设备安装和调试工作，确保工程质量；同时可以降低日后物业设备管理难度。

 

　　8）协助发展商组织各专业工程、设施设备的验收工作，对不合理处提出整改意见，由发展商责成有关施工单位进行整改，然后进行复验，最后协助收集验收报告。

 

　　9）配合发展商楼宇营销宣传、推广工作之需要，提供物业管理公司企业简介、主要业绩证书、在管物业图片及资质等级证书等资料。

 

　　二、编制物业管理方案

 

　　由于物业类型的不同，业主要求的不同，服务标准的不同，具体物业情况的不同，客观上要求每一个物业有不同的管理方式，这就要针对不同项目编制不同的管理方案，以确保管理能满足业主要求。

 

　　1．编制管理方案的一般步骤

 

　　1）熟悉招标书的内容，明确甲方要求。

 

　　2）组织相关专业人员深入现场考察，掌握物业情况。

 

　　3）召开专题会议，确定原则性意见。

 

　　4）组织人员编制管理方案。

 

　　5）组织会议讨论所编制的管理方案初稿。

 

　　6）根据讨论意见，修改方案；该过程可能需要几个回合。

 

　　7）批准管理方案。

 

　　2．管理方案的内容构成

 

　　一般的管理方案的内容包括：封面、批准页、修订页、编制说明、目录、物业概况、管理目标、机构人员编制、管理经费、管理措施、提供的资料和文件、其他内容。

 

　　1）封面。由项目管理方案名称、编制单位名称、编制日期、单位印章等组成。

 

　　2）批准页。由方案名称、编制人、审核人、批准人等组成。

 

　　3）修订页。用修订记录的形式说明方案中修改的内容。

 

　　4）编制说明。就需要说明的问题予以进一步明确。

 

　　5）目录。按内容顺序列出目录。

 

　　6）物业概况。对承接物业的地理位置、开发建设单位、施工单位、开工时间、竣工时间、占地面积、建筑面积、绿化率、幢数、层数、功能、配套设施情况等进行说明。

 

　　7）管理目标。说明总的管理目标和分项管理目标。

 

　　8）机构人员编制。说明机构设置、从属关系、定编定员及部门（班组）和人员职责。

 

　　9）管理经费。说明收费标准、收支测算情况。

 

　　10）管理措施。说明在管理中采取的质量保证措施，以满足标书要求，实现管理目标。

 

　　11）提供的资料和文件。包括公司营业执照、资质证书、从业人员上岗证书复印件等。

 

　　12）其他内容。如需要发展商解决的问题等。

 

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