关于印发《广州市物业专项维修资金使用业务工作流程》的通知

 

穗建物业〔2018〕203号

 

　　各区住建部门、有关单位：

 

　　根据《广州市物业专项维修资金管理办法》（穗建规字〔2016〕4 号）、《广州市住房和城乡建设委员会关于印发广州市物业专项维修资金使用事权委托下放工作方案的通知》（穗建物业〔2017〕1554号）等相关规定，为提高物业专项维修资金（以下简称维修资金）使用效率，统一全市维修资金使用办事流程，我委制定了《广州市物业专项维修资金使用业务工作流程（试行）》，现印发给你们，请遵照执行，并根据此使用业务流程制定各区维修资金使用办事指南，明确细化指南的办事地点、路线指引及业务咨询电话等相关信息，在辖区内广泛宣传。

 

　　特此通知。

 

　　广州市住房和城乡建设委员会

 

　　2018年2月5日

 

广州市物业专项维修资金使用业务工作流程（试行）

 

　　一、使用维修资金办理流程

 

　　（一）正常情况使用维修资金一次性拨付办理流程（政府代管）

 

　　第一阶段，网上发起申请维修资金

 

　　1.登录账户完善信息。组织实施单位登录广州市物业专项维修资金信息管理系统，按照系统提示补充变更相关数据信息，并提交区住房建设行政管理部门在5个工作日内完成核实。

 

　　2.确定维修项目和施工单位。组织实施单位在物维系统创建“正常使用项目”或“紧急使用项目”，填写维修项目基本情况，确定施工单位（提倡公开招标确定）。

 

　　3.预算审价。项目预算超5万元（含5万元），除按相关规定不需审价的，均应实行审价，并按预算审价后金额分摊费用。组织实施单位可通过物维系统向专户管理银行委托的审价企业进行预算审价，或自行选择审价企业进行预算审价。组织实施单位将审价报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　4.填报并公示使用方案。组织实施单位在物维系统填写使用方案，通过物维系统生成并打印使用方案。组织实施单位应当将使用方案在物业管理区域向列支范围内业主公示10日以上。

 

　　5. 征求并公示业主意见。可以采用电子投票、书面表决（在物维系统打印分摊业主确认表）、集体讨论等形式征求业主对使用方案的意见。经“双 2/3”业主同意后，组织实施单位将投票表决结果按规定时限在物业管理区域向列支范围内业主公示（采用书面征求意见产生的表决结果应当公示30日以上，采用集体讨论、电子投票形式产生的表决结果应当公示7日以上）。公示后无异议或者异议不成立的，组织实施单位将表决结果录入物维系统。

 

　　6. 签订施工合同。组织实施单位与施工单位遵照使用方案签订施工合同；实行审价的，合同约定费用不得超过预算审价费用。组织实施单位应当将施工合同在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　7. 上传电子资料。组织实施单位通过物维系统上传并提交预算审价报告（按相关规定不需审价的须上传相关证明材料）、使用方案及公示照片、施工合同、施工单位营业执照，以及业主同意使用方案的表决结果、签名确认表及公示照片（紧急使用不需提供）等资料。

 

　　区住房建设行政管理部门查看上传资料，派出 2 名以上工作人员对使用项目进行现场查看，核实项目内容、分摊范围、抽查业主签名情况（5个工作日内完成）。符合要求的，通过物维系统以短信通知组织实施单位。

 

　　第二阶段，组织维修，申请划拨维修资金

 

　　8. 实施维修。组织实施单位监督施工单位按合同约定进行施工，并注意拍好维修项目在施工前、中、后三个阶段的照片。

 

　　9.竣工验收。项目竣工后，组织实施单位对工程进行验收，签署竣工验收报告。维修资金列支范围内的业主可以参与竣工验收。

 

　　组织实施单位将竣工验收报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　10.申请划拨资金。组织实施单位通过物维系统上传施工三个阶段照片、竣工验收报告、维修和更新改造项目发票等资料，提出划拨资金申请，向区住房建设行政管理部门窗口提交以下纸质材料：

 

　　（1）广州市物业专项维修资金使用申报表、（2）广州市物业专项维修资金拨付申请表、（3）使用方案、（4）业主同意使用方案的表决结果及公示情况（紧急使用不需提供）、（5）施工合同、（6）竣工验收报告、（7）维修和更新改造项目的发票（对应金额）和其他必要的相关材料（所需材料详见后表二、四）。

 

　　10.1中心七区（越秀、荔湾、天河、白云、海珠、黄埔、南沙）办理划拨资金程序：区住房建设行政管理部门自收到纸质材料后5 个工作日内完成审核。审核期间派出 2 名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。符合条件的，区住房建设行政管理部门通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。市维修资金管理中心自收到区住房建设行政管理部门报告之日起 3 个工作日内，向专户管理银行发出划转维修资金的通知。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　10.2 外围四区（花都、番禺、增城、从化）办理划拨资金程序：

 

　　区住房建设行政管理部门自收到材料后 5 个工作日内完成审核。审核期间派出 2 名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。

 

　　符合条件的，向专户管理银行发出划转维修资金的通知，专户管理银行收到区住房建设行政管理部门发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　（二）紧急情况使用维修资金一次性拨付办理流程（政府代管）发生危及房屋使用和人身财产安全等紧急情况，需要立即对共用部位、共用设施设备进行维修和更新、改造的，组织实施单位应当及时报告区住房建设行政管理部门，并按照有关规定、合同约定立即组织实施维修和更新、改造。

 

　　紧急情况使用维修资金按照“正常情况使用维修资金一次性拨付办理流程（政府代管）”第 1、2、3、4、6、7、8、9、10 步骤办理。

 

　　（三）正常情况使用维修资金分期拨付办理流程（政府代管）维修资金使用项目费用总额在 5 万元以上（含 5 万元），且提出分期拨付维修资金的，按以下程序申请使用维修资金。

 

　　第一阶段，网上发起申请维修资金，划拨首期费用1.登录账户完善信息。组织实施单位登录广州市物业专项维修资金信息管理系统，按照系统提示补充变更相关数据信息，并提交区住房建设行政管理部门在5个工作日内完成核实。

 

　　2.确定维修项目和施工单位。组织实施单位在物维系统创建“正常使用项目”或“紧急使用项目”，填写维修项目基本情况，确定施工单位（提倡公开招标确定）。

 

　　3.预算审价。项目预算超5万元（含5万元），除按相关规定不需审价的，均应实行审价，并按预算审价后金额分摊费用。组织实施单位可通过物维系统向专户管理银行委托的审价企业进行预算审价，或自行选择审价企业进行预算审价。组织实施单位将审价报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　4.填报并公示使用方案。组织实施单位在物维系统填写使用方案，通过物维系统生成并打印使用方案。组织实施单位应当将使用方案在物业管理区域向列支范围内业主公示10日以上。

 

　　5.征求并公示业主意见。可以采用电子投票、书面表决（在物维系统打印分摊业主确认表）、集体讨论等形式征求业主对使用方案的意见。经“双 2/3”业主同意后，组织实施单位将投票表决结果按规定时限在物业管理区域向列支范围内业主公示（采用书面征求意见产生的表决结果应当公示30日以上，采用集体讨论、电子投票形式产生的表决结果应当公示7日以上）。公示后无异议或者异议不成立的，组织实施单位将表决结果录入物维系统。

 

　　6.签订施工合同。组织实施单位与施工单位遵照使用方案签订施工合同；实行审价的，合同约定费用不得超过预算审价费用。组织实施单位应当将施工合同在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　7.上传电子资料。组织实施单位通过物维系统上传并提交预算审价报告（按相关规定不需审价的须上传相关证明材料）、使用方案及公示照片、施工合同、施工单位营业执照，以及业主同意使用方案的表决结果、签名确认表及公示照片（紧急使用不需提供）等资料。

 

　　区住房建设行政管理部门查看上传资料，派出 2 名以上工作人员对使用项目进行现场查看，核实项目内容、分摊范围、抽查业主签名情况（5个工作日内完成）。符合要求的，通过物维系统以短信通知组织实施单位。

 

　　8.划拨首期资金。组织实施单位通过物维系统上传维修和更新改造项目的发票（对应金额）等资料，提出首期资金拨付申请，向区住房建设行政管理部门窗口提交以下纸质材料：（1）广州市物业专项维修资金使用申报表、（2）广州市物业专项维修资金拨付申请表、（3）使用方案、（4）业主同意使用方案的表决结果（紧急使用不需提供）及公示情况、（5）施工合同、（6）维修和更新改造项目的发票（对应金额）和其他必要的相关材料（所需材料详见后表二、四）。

 

　　8.1 中心七区（越秀、荔湾、天河、白云、海珠、黄埔、南沙）办理划拨资金程序：区住房建设行政管理部门自收到纸质材料后5 个工作日内完成审核。符合条件的，区住房建设行政管理部门通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。市维修资金管理中心自收到区住房建设行政管理部门报告之日起 3 个工作日内，通知专户管理银行按照施工合同约定费用总额的 30%划转维修资金。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　8.2外围四区（花都、番禺、增城、从化）办理划拨资金程序：区住房建设行政管理部门自收到纸质材料后 5 个工作日内完成审核。符合条件的，通知专户管理银行按照施工合同约定费用总额的 30%划转维修资金，专户管理银行收到区住房建设行政管理部门发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　第二阶段，组织维修，申请划拨余款

 

　　9.实施维修。组织实施单位监督施工单位按合同约定进行施工，并注意拍好维修项目在施工前、中、后三个阶段的照片。

 

　　10.竣工验收。项目竣工后，组织实施单位对工程进行验收，签署竣工验收报告。维修资金列支范围内的业主可以参与竣工验收。

 

　　组织实施单位将竣工验收报告在物业管理区域向列支范围内业主公告7日以上。

 

　　11.提出申请，划拨余款。组织实施单位通过物维系统上传施工三个阶段照片、竣工验收报告、维修和更新改造项目的发票（对应金额）等资料，提出余款划拨资金申请，并向区住房建设行政管理部门提交以下纸质材料：（1）广州市物业专项维修资金拨付申请表、（2）竣工验收报告、（3）维修、更新改造项目的发票（对应金额）和其他必要的相关材料。

 

　　11.1中心七区（越秀、荔湾、天河、白云、海珠、黄埔、南沙）办理划拨资金程序：区住房建设行政管理部门自收到材料后 5 个工作日内完成审核，审核期间派出 2 名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。符合条件的，区住房建设行政管理部门通过物维系统将《广州市物业专项维修资金使用划拨通知书》报告市维修资金管理中心。市维修管理中心自收到区住房建设行政管理部门报告之日起 3 个工作日内，通知专户管理银行按照施工合同约定费用余款划转维修资金。专户管理银行收到市维修资金管理中心发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　11.2 外围四区（花都、番禺、增城、从化）办理划拨资金程序：

 

　　区住房建设行政管理部门自收到材料后 5 个工作日内完成审核，审核期间派出 2 名以上工作人员对使用项目再次进行现场查看。

 

　　符合条件的，通知专户管理银行按照施工合同约定费用余款划转维修资金，专户管理银行收到区住房建设行政管理部门发出的划转维修资金通知之日起 1 个工作日内，按照划转通知要求，将维修资金划转至相应帐户。

 

　　（四）紧急情况使用维修资金分期拨付办理流程（政府代管）发生危及房屋使用和人身财产安全等紧急情况，需要立即对共用部位、共用设施设备进行维修和更新、改造的，组织实施单位应当及时报告区住房建设行政管理部门，按照有关规定、合同约定立即组织实施维修和更新、改造。按照“正常情况分期拨付”

 

　　流程第1、2、3、4、6、7、8、9、10、11步骤办理。

 

　　（五）业主大会自管维修资金使用办理流程

 

　　1. 组织实施单位按照“政府代管维修资金使用流程”步骤进行操作。

 

　　2. 组织实施单位向区住房建设行政管理部门指定窗口递交材料，报送材料齐全、符合法定要求的，区住房建设行政管理部门当场出具加盖印章的书面备案回执，并抄送专户管理银行。

 

　　3.业主委员会向专户管理银行发出划转资金维修资金的通知。专户管理银行收到划转通知和备案回执之日起1个工作日内，将维修资金划转至相应账户。

 

　　…

 

　　相关附件

 

　　广州市物业专项维修资金使用业务工作流程全文（请使用CEB软件读取文件）