物业管理标书制作之投标书制作的十大误区

节选自2005年出版的“物业管理职业经理人素质教育丛书”之《物业管理市场营销策略》。丛书由蓝钻物业董事长王荷先生主编。

 

　　如果物业管理公司在投标时对目标物业定位不准，制订标书时往往走入误区，而在投标时，标书在评分项目中所占份额最大，如果制订的标书是一份失败的标书，必将会影响最终的结果。鉴于以上原因，在拟订标书时要避免走入误区而给公司带来不必要的损失。

 

　　1．误区之一：没有仔细分析招标文件

 

　　招标文件是标书编写的依据，应予以仔细分析和研究，其重点是：物业管理模式、物业状况、物业服务费的收取、专项物业维修资金的使用管理及管理要求等。根据以上内容，关键是要有合理的机构设置和人员结构的合理安排与恰当配备，以及正确测定物业管理经营服务费用。这样，一方面根据费用支出测定服务费收费标准，另一方面根据业主的经济承受能力及政府有关规定，确定管理服务费用。综合这两种因素制订的标书更具有合理性。如果没有仔细分析招标文件，制订出来的标书必然不符合目标物业的实际，只能成为垃圾标书，更不会侥幸中标。

 

　　2．误区之二：投标前的调查与现场考察不充分

 

　　在投标前，物业管理公司必须要做的一项工作是调查和现场考察目标物业。招标时，招标方会组织投标的物业管理公司考察目标物业，并现场解答有关问题；此后，投标的物业管理公司还应深入目标物业内部进行实地调查，包括发展商的基本情况、业主的基本情况、原物业管理公司的经营管理模式、经验、价格定位等。需要调查的内容非常多，这就需要投标的物业管理公司倾注大量的人力、物力、财力，进行实地了解。由于种种限制，投标的物业管理公司也会出现调查研究不充分的情况，进而使标书脱离目标物业的实际，影响标书的竞争力。异地作战的物业管理公司尤其要注意这种情况，避免“水土不服”。

 

　　3．误区之三：标书的整体性把握不高

 

　　一份完备的标书应体现物业管理企业的理念、经营的思想、管理的水平。因此，对于负责标书编写的组织机构来说，首先要确定一个中心思想、一幅管理蓝图、一种管理模式，把握好标书的整体性高度。如果能把握和控制好整体性，那么标书就能做到轮廓清晰、重点突出、完备详细；如果整体性把握和控制不好，或者说站得高度不够，所做的标书就有可能产生漏洞，或者显得单薄，或者不规范。为了把握好标书的整体性，在写目标物业的标书前，有关领导班子成员、编写人员应深入讨论，确定好标书的制作方向，把握和控制好整体性，然后把目标分解到个人进行操作。负责标书编写的领导班子成员，应根据整体性要求对标书进行控制，把握好方向，以防止偏离轨道。

 

　　4．误区之四：没有结合当地实际

 

　　物业管理公司的市场拓展并不都是在本地进行，有些品牌物业管理公司的市场拓展基本上都是跨地域作战。由于地域环境文化、人文状况、生活习惯、风俗习惯等不同，对物业管理的服务需求肯定不同，制订的标书要符合目标物业所在地的实际，提出切实可行的做法，如果不结合当地实际情况就不具备可操作性，物业管理服务甚至会给业主带来生活上的麻烦，自然评委和招标方代表也不会认可该标书。如东北地区气候比较寒冷，物业设施基本都有供暖装置，而深圳等地气候较暖，根本不需要供暖设备，则深圳的物业管理公司进入东北地区必须解决供暖技术难题，在标书中要拿出具体措施解决这一难题。

 

　　5．误区之五：不切合目标物业实际

 

　　标书要根据目标物业提出切实可行的物业管理方法和措施，要充分考虑到服务对象的接受程度。目标物业不同（如普通住宅小区、公寓、高档写字楼、别墅、酒店、政府办公楼等），其业主的经济收入、文化程度不同，则对物业管理服务的内容要求就不同；如果不切合物业实际制作标书，那么标书根本不具备实际操作性。同时，物业不同，对物业本体维修与养护标准和内容也不同，如旧住宅小区物业本体及公用设施较为陈旧，需维修养护的设施设备较多，而新建的高档别墅对物业本体及公用设施养护可按常规进行，工作内容较少，相反对保安、绿化等工作内容要求较高，标书应针对管理中的重点、难点，提出符合目标物业的解决措施。总之，不切合目标物业实际的标书，该重视的工作没有认真对待，不该作为重点的工作列到重要位置，在管理服务内容上发生偏离，实际操作中也必然会发生紊乱。

 

　　6．误区之六：没有顺应发展商的需求

 

　　发展商重视物业管理，其中一个原因是优秀的物业管理公司能促进物业销售，迎合购房者对高质量物业管理服务的需求。要求提供全权委托管理服务的发展商，从促进物业销售角度出发，注重物业管理公司的品牌知名度，希望物业管理公司介入后帮助制订物业销售计划和品牌推广计划，消灭房屋空置率。如对写字楼的投标，在标书中应提出提供高水准的专业化服务，确保入住率，使房屋空置率保持在发展商愿意承受的范围内。如果发展商需要提供顾问管理服务，则标书的制作内容要明显区别于全权委托管理标书，顺应发展商提高属下的物业管理公司水平的思想，提出切实可行的操作方案。

 

　　投标的目的就是取得目标物业的管理权，因此在编写标书时，一定要按招标方成立的招标小组的要求制订物业管理服务方案，这样才能使制作出来的标书得到评委的认可。事实证明，如果不按照招标小组事先约定的招标文件的要求去做，很难取得评委的一致认可。

 

　　7．误区之七：物业管理提供过多服务

 

　　实践中，投标文件存在大量粗制滥造的现象和行为，有些甚至原版不动地套用以前的投标文件，真正体现出高水平、高质量的标书不多。这些“垃圾标书”表现最多的是没有根据目标物业实际，在招标方根本不需要的情况下提供过多的物业管理服务行为，这些不必要行为的实施势必带来管理成本的提高。例如，在对普通住宅小区投标时，可以提出“酒店式管理服务模式”，并运用这一指导思想来指导整个物业管理服务工作，但不能把酒店管理服务的标准、内容全部生搬硬套到普通住宅小区身上，如提供酒店礼仪服务等，这样会带来管理成本的提高，超出了业主的经济承受能力。

 

　　每一物业项目都有自己的物业本体结构和配套设施。如果目标物业不具备某些配套设施，标书中又明确提出对不存在的配套设施进行管理服务，服务内容过多，说明标书明显不具备合理性，这也同时表明该物业管理公司对目标物业调查研究得不充分，并不重视此次投标活动，造成标书内容发生错误。这样的标书基本上是得不到评委和招标方认可的。

 

　　8．误区之八：不符合当地法律法规的规定

 

　　各地物业管理水平发展不一，业主所要求的物业管理服务内容和标准也大相径庭，而且我国各地根据国家有关物业管理法律、法规，因地制宜制定了一些地方性法规，这些地方性法规与国家法律一样，是实施物业管理的准绳。物业管理公司编制的标书必须符合当地法律、法规的规定，不能逾越其允许的范围。地方性法规、文件中如规定了当地物业服务费的收费标准，则标书的物业服务费价格只能在规定的标准之间浮动，过高或过低都会使标书不具备竞争力。投标方应严格按照地方政府要求，在符合当地收费标准的情况下，确定不同类型的物业服务费价格。标书中不能出现违反当地有关物业管理的法规、文件的内容，否则只能作无效标书处理。

 

　　9．误区之九：亏本或带资经营

 

　　物业管理是有偿服务，物业管理公司开展的工作是企业行为，它有一定的经济要求，必须按价值规律办事。在制订各类管理方案中，不主张企业带资或亏本经营，这不符合企业运作的规范。虽然许多物业管理公司处在保本经营阶段，利润空间较小，但也不需要做出亏本经营方案，不需要在标书中任意压低服务费价格，以超低价获得目标物业的管理权。如果一家物业管理公司没有利润，它不可能、也做不好对目标物业的管理服务，那么，它所做的过低价格只可能是一个“圈套”。一旦中标以后，要么偷工减料，删减部分服务项目，或降低管理服务水平，但收费标准不会改变；要么向业主提出重新制订收费标准，提高管理费价格，但管理服务水平不会大幅度提高。

 

　　综上所述，标书中主张亏本和带资经营不符合物业管理公司赢利的目标，也会严重破坏物业管理市场竞争秩序，不利于物业管理市场的良性发展。所以，理性的评委和招标方关注的是具有可操作性的“双赢”方案。

 

　　10．误区之十：标书内容不详备，语言不精练

 

　　标书内容如果漏项，在评标中必然遭到损失，该得到的分数没有得到。所以，要依据招标文件所要求的物业管理服务内容逐条制订，以免发生漏项情况。此外，如果标书语言不精练，会让评委和招标方理解上发生困难。标书语言是否规范和精练，也折射出该公司人员的素质和水平，如果一家物业管理公司连标书语言的运用都不规范，可以想象人员素质和管理服务水平的高低。因此，制作的标书要求语言文字简练，层次分明，言简意赅，具有说服力，使评委和招标方看后，就会产生认同感。关于一份标书应具备的基本内容及语言方面的要求。

 

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